TRF-kort är bilpolicymallen ditt företag behöver

Alla företag som låter anställda använda företagsbilar behöver mer än bara en muntlig överenskommelse. Det krävs en tydlig och skriftlig bilpolicy som klargör vem som får använda fordonet och vilket ansvar som gäller. Utan en sådan policy ökar risken för missförstånd, konflikter och kostsamma tvister när något oväntat inträffar.

Det mest praktiska och etablerade sättet att skapa en bilpolicy är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är själva bilpolicyn för en specifik bil och en namngiven förare. Det är ett juridiskt bindande dokument som tydligt visar att företaget upplåter fordonet och att en viss anställd har rätt att använda det.

Varför en bilpolicy är avgörande

När en bil ställs till en anställds förfogande finns flera viktiga frågor som måste vara lösta från början:

• Vem betalar självrisk om bilen skadas vid en olycka eller parkeringsincident?
• Vem ansvarar för böter och avgifter som uppstår under körning, till exempel parkeringsböter eller trängselskatt?
• Vem ser till att service, besiktning och däckbyten utförs i tid?
• Vad händer med bilen när den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?

Om dessa frågor inte är nedskrivna kan de leda till onödiga kostnader och diskussioner. En bilpolicy i form av ett TRF-kort gör att ansvaret är tydligt redan innan bilen tas i bruk.

TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå

Ett TRF-kort dokumenterar de centrala uppgifterna som behövs för att visa vem som har rätt att disponera bilen:

• bilens registreringsnummer
• arbetsgivarens namn och organisationsnummer
• den anställdes namn som får använda fordonet
• underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen

Med dessa uppgifter är det svart på vitt vem som disponerar bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att upplåtelsen är godkänd av företaget.

Fördelar med att använda TRF-kort som bilpolicy

• Tydliga ansvarsgränser – både företag och förare vet från början vem som ansvarar för skador, avgifter och underhåll.
• Minskad risk för konflikter – ett undertecknat dokument eliminerar utrymme för tolkningar när något inträffar.
• Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket gör det lätt att hålla ordning oavsett om företaget har en eller många bilar.
• Trygghet för alla parter – både arbetsgivare och anställd har ett juridiskt bindande avtal som kan visas upp vid behov.

Sammanfattning

En bilpolicy är en central del av företagets hantering av sina bilar. Genom att använda ett TRF-kort får företaget en färdig bilpolicymall som är juridiskt bindande och som klargör vem som får använda bilen och vilket ansvar som gäller. Det är den lösning alla företag behöver för att undvika missförstånd och för att skapa en trygg hantering av sina företagsbilar.

Skapa TRF-kort här